L’essentiel sur la gestion des stocks

L’essentiel sur la gestion des stocks

Peu importe son secteur d’activité, toute entreprise doit s’efforcer à assurer une bonne gestion de stocks, mettre sur pieds des mécanismes efficaces pour la gestion de ses approvisionnements afin d’éviter les ruptures de stocks ou le sur-stockage.

Gestion des stocks : définitions des termes clés

Gestion : c’est l’action de gérer

Stock : Un stock peut se définir comme la constitution d’une réserve destinée à satisfaire un besoin ultérieur

Dans une entreprise, on trouve des stocks à différents stades du processus de production:

Stockage : le stockage est le placement intelligent des stocks afin de pouvoir retrouver facilement un ou des produits précis. Cela nous fait penser à la notion d’adressage que nous développerons plus bas. Le stockage, également appelé entreposage, répond à un certain nombre de règles afin de :

garantir le maintien de la marchandise en bon état ;
optimiser l'espace ;
assurer la sécurité des salariés.

Un bon stockage permet de connaître à tout moment la quantité de marchandise disponible et mise à la vente.

v Objectifs de la gestion de stocks

Maintenir un niveau de service acceptable pour le client

Abaisser le niveau de stock moyen au plus bas tout en satisfaisant le premier objectif,

- Calcul des coûts moyens

- Calcul du taux de service

- Calcul du stock de production

v Les types de stocks à gérer

v Que stocke-t-on ?

Les stocks sont généralement composés de :

· de matières premières

· des éléments de biens

des biens :

Ils peuvent être fabriqués, achetés, en cours de fabrication, avariés (destinés à la destruction ou à être réparés). Ils peuvent également être destinés à la vente pour être consommés ou utilisés

achetés ;
fabriqués, ou en cours de fabrication ;
destinés à la vente ;
défectueux, destinés à être réparés ;

des éléments de biens ;
des matières premières.

v Utilité de la gestion des stocks

La gestion des stocks est importante à différents points de vue.

- Répondre à la demande

La gestion des stocks est l'ensemble des procédures appliquées par une entreprise pour déterminer :

quand s'approvisionner ;
les quantités à acheter.

La gestion des stocks est indispensable pour répondre au mieux aux demandes des clients. Un stock doit contenir les articles demandés en quantité adaptée.

Les responsables des stocks doivent donc connaître :

les tendances du marché ;
les demandes ;
les distributeurs ;
les délais de livraison.

- Faire des économies

Dans une entreprise, avoir du stock a un coût :

d'acquisition ;
de conservation ;
de dévalorisation.

S'assurer une bonne gestion des stocks revient à :

éviter :

la rupture de stock ;
le sur-stockage ;

minimiser les coûts liés au stockage.

v Les coûts reliés à la gestion des stocks

v Les coûts liés à la rupture de stocks

v Pourquoi doit-on suivre de façon rigoureuse les mouvements de stocks

Il est extrêmement important de suivre rigoureusement les mouvements stocks afin d’éviter :

- d’avoir trop de stock (immobilisation financière (argent), risque d’avaries ou d'obsolescence des articles ce qui entraîne une perte d'argent)
- les ruptures de stocks entraine une perte systématique du chiffre d’affaire et ternis gravement l’image de marque de l’entreprise.

Face à ces risques, nous proposons ici des outils simples mais efficaces à savoir :

- La fiche de stocks

- Le calendrier

La fiche de stock et le cadencier sont des documents sur lequel sont enregistrés les informations se rapportant à une marchandise, depuis la commande au fournisseur jusqu’à la vente au client.

Le suivi des stocks peut être assuré manuellement. Cependant l’utilisation d’un matériel informatique permet d’être plus performant en améliorant la qualité du travail.

L’utilisation de ses outils nécessite bonne compréhension d’un certain nombre de termes à savoir:

- Stock initial (SI) : c'est le stock au début d'une période
- Stock final (SF): c'est le stock à la fin de la période
- Stock minimum (SM): c'est le stock qui correspond aux ventes pendant les délais de livraisons.

Illustration : Un fournisseur d’alvéoles d’œufs demande à ses clients (hôtels, restaurants) un mois de livraison. Les ventes mensuelles de chaque client sont de 50 alvéoles. Les 50 alvéoles représentent le stock minimum. Si les clients attentes avoir un stock inférieur à 50 pour commander, ils seront sans doute en rupture de stock avant la fin du mois prévu pour la livraison.
- Stock de sécurité (SS) ou stock tampon : C'est une quantité de produit à avoir en stock en plus du stock minimum qui permet de faire face à une retard éventuel de livraison ou à des ventes supplémentaires durant ce délai de livraison.
- Stock d'alerte : C'est le stock qui déclenche la commande. Il est égal à Stock minimum + Stock de sécurité

v Calcul des ventes et/ou du stock final grâce au cadencier

Le cadencier permet d'avoir des informations sur plusieurs articles à la fois:

Informations commerciales
- Nom du fournisseur
- Désignation des articles
- Fréquence de passation des commandes (journalières, hebdomadaires, mensuelles.
- jour habituel de passation de la commande
- Délai de livraison : nombre de jours séparant la commande de sa livraison. C’est le délai nécessaire au fournisseur pour réceptionner la commande, préparer et livrer la marchandise

Informations sur la marchandise
- Stock : quantité de marchandises disponibles sur la surface de vente et en réserve.
- Commande quantité : commandée, indiquée en unité de vente
- Livraison : quantité de marchandises réellement livrée.
- Ventes

Le cadencier informatisé comporte généralement plus d’informations que le cadencier manuel. Son fonctionnement est simple : le code du produit est saisi au moment du passage en caisse. L'ordinateur cherche dans sa mémoire tous les fichiers qui sont connectés au code du produit: fichier stock, vente, désignation produit, prix.., et effectue automatiquement tous les calculs de mise à jour. Ainsi, le magasin équipé d’un système de gestion informatisé connaît à tout moment l’état de ses ventes, en quantité, en chiffre d’affaires, et le stock restant.

Chaque magasin possède son propre système de suivi des stocks et des ventes. Quel que soit le point de vente, il faut repérer les informations contenues dans le cadencier :

	1^ere période				2^e période
Réf.	Stock initial	Commande	Livraison	Vente	Stock initial	Commande	Livraison	vente	Stock initial
A1	10	10	8	7	11	10	10	12	9
A2	9	20	20	15	14	25	25	19	10

Bon à savoir : Le stock final de la première période correspond au stock initial de la 2^e période et ainsi de suite.

Deux possibilités s'offrent aux opérateurs économiques :

1- Faire un inventaire régulier afin de quantifier le stock final réel de chaque période. Calculer les ventes de la période à partir de ce stock :

Ventes = Stocks initial + Livraison – Stocks final

Ref A1 période 1 : 10 + 8 - 11 = 7	Ref A1 période 2 : 11 + 10 - 9 = 12
Ref A2 période 1 : 9 + 20 - 14 = 15	Ref A2 période 2 : 14 + 25 -10 = 19

2 - Relever les ventes de chaque période et calculer le stock final (qui sera appelé stock final théorique car il est calculé et non inventorié).

SF = SI + Livraison - ventes

Ref A période 1 : 10 + 8 - 7 = 11	Ref A période 2 : 11 + 10 - 12 = 9
Ref B période 1 : 9 + 20 - 15 = 14	Ref B période 2 : 14 + 25 -19 = 10

v La fiche de stock

Elle permet d'avoir des informations sur un article en particulier :

v La démarque

La démarque connue

Ce sont les marchandises qui ne sont plus en stock pour des raisons précises, identifiées et comptabilisées dans un cahier de démarque (exemple: une boite de cornichon cassée et signalée par un employé)

La démarque inconnue

Ce sont les marchandises qui ne sont plus en stock et dont les raisons ne sont pas identifiées (vol, sortie de stock non enregistrée, etc.)

Calcul de la démarque inconnue : C'est l'écart entre le stock théorique (calculé sur le cadencier) et le stock physique (le stock réel, trouvé au moment du comptage des produits en magasin). Exemple: si le cadencier indique qu'il doit rester en stock 15 articles, que le cahier de démarque connue indique que deux articles ont été cassés pendant la période et qu'il n'en reste que 10 au moment de l'inventaire: la démarque inconnue est de 15 –2 - 10 = 3 articles

DI = Stock final théorique (calculé dans le cadencier) - démarque connue - stock final réel (inventaire)

v Les outils de gestions des stocks

Le coefficient et la durée de rotation des stocks sont des instruments de mesure très utiles.

Le coefficient de rotation des stocks détermine le nombre de fois ou le stock est complètement renouveler pour réaliser un chiffre d'affaire donné dans une période donnée.

Dans le commerce l'expression "mon stock tourne 3, 4, 5 fois dans telle ou telle période" est très utilisée. Le calcul est effectué en deux étapes :

- Calculer le stock moyen de la période : (stock initial + stock final)/ 2. Ne pas oublier les parenthèses !!!

- Calculer le coefficient de rotation des stocks (CR) : Achat en quantité ou en valeur / Stock moyen en quantité ou en valeur
Attention : Si les achats sont exprimés en quantité, le stock moyen doit être exprimé en quantité. Si les achats sont exprimés en prix d'achat ou en prix de vente, le stock moyen doit être exprimé en prix d'achat ou en prix de vente.

La durée de rotation des stocks ou couverture de stock se mesure en jour. C'est un indicateur très important pour le point de vente. Il permet de savoir combien de jour il faut pour renouveler le stock moyen. C'est la vitesse d'écoulement du stock moyen. L'objectif de tout point de vente est de baisser au maximum la durée de rotation des stocks car garder longtemps des produits en stock coûte cher. Le calcul est le suivant :

Durée de la période / coefficient de rotation.

- Si la période de référence est un an, la formule est : 360 jours / coefficient de rotation.
- Si la période de référence est un mois, la formule est : 30 jours / coefficient de rotation.
et ainsi de suite.

v La méthode de Pareto ou loi des 20/80

D’après cette méthode, l’analyse des stocks consiste à rechercher les 20% des articles en nombre représentant 80% de la valeur totale du stock. A ces derniers, il sera appliqué un suivi rigoureux car, l’engagement financier supporté est assez élevé. Le reste des articles, de moindre valeur, seront quant à eux gérés avec un peu plus de souplesse.

v La méthode ABC
Tout en restant dans la même logique que la méthode de Pareto, la méthode ABC affine la précédente en proposant un découpage plus détaillé des stocks en fonction de leur valeur. Elle ressort donc trois segments ou classe selon les critères qui suivent :

Classe A : les 20% des articles qui représente environ 80% de la valeur totale du stock ;
Classe B : les 30% des articles suivants qui représentent environ 15% de la valeur totale du stock ;
Classe C : les 50% des articles restant qui représentent environ 5% de la valeur totale du stock.

Ou encore selon d’autres théories :

Classe A : les 10 % des articles représentent 60 % de la valeur totale du stock ;
Classe B : les 40 % des articles représentent 30 % de la valeur totale du stock ;
Classe C : les 50 % des articles représentent 10 % de la valeur totale du stock.

v Il est important de comprendre que les intervalles de classe ci-dessus ne sont pas rigides. Il est même rare de les obtenir avec une telle précision dans une analyse. Dans tous les cas, l’analyste essayera au mieux d’obtenir un découpage qui se rapproche des valeurs de son choix.
Nombreuses applications informatiques utilisées pour la gestion des stocks et des articles offrent la possibilité de faire automatiquement ces analyses.

v Ou peut-on utiliser les analyses 20/80 et ABC
Le 20/80 et l’analyse ABC peuvent être utilisés :

Dans les approvisionnements afin de cibler les articles dont le stockage est le plus onéreux, les produits dont le coût de revient est le plus fort…
Dans la production afin de cibler les articles qui sont à la cause de fortes immobilisations financière, les ateliers qui effectuent le plus grand nombre d’opérations, les pièces qui présentent le plus grand nombre de défauts, les goulets d’étranglement…
Dans la vente afin de détecter les produits qui rapportent le plus de profit, les clients qui font le plus gros chiffre d’affaire à la société, les prestations logistiques qui génèrent le plus de charges…

Le but managérial de ces méthodes d’analyse étant d’optimiser les coûts ou les bénéfices de l’entreprise, Il convient, pour chacun des maillons de la chaîne logistique de faire une segmentation par classe et d'assurer une gestion d'autant plus minutieuse que les valeurs sont importantes (les produits/clients/fournisseurs/ateliers… de la classe A seront suivis avec plus de rigueur, puis ceux de la classe B, enfin ceux de la classe C).

L’avantage de ces méthodes d’analyse dans la gestion des stocks est donc qu’elles permettent de porter une attention particulière aux articles dont une moyenne de stockage inadaptée peut avoir des conséquences financières significatives et d’appliquer des règles de gestion appropriées à chacune des classes A, B et C.

v Interprétation des résultats des analyses 20/80 et ABC
Appliquées dans divers contextes, le but des méthodes de Pareto et ABC est d’optimiser la gestion des stocks/flux/Ateliers… à forte valeur. En matière de gestion des stocks, les décisions prises à la suite à ces analyses portent principalement sur les caractéristiques suivantes des articles :

Modèle d'approvisionnement (déclenchement de la commande sur stock mini, approvisionnement JAT (juste à Temps), commandes par lots …)
Données de planification (révision des stocks mini, maxi, stock de sécurité)
Type d'inventaire permanent, tournant (mensuel, trimestriel...), annuel
Type de valorisation des sorties (au PMP, LIFO en fonction des produits, des valeurs d'acquisition et de la classe ABC)...