Le tableau de bord , l’outil par excellence
du manager !!!
La capacité d’anticipation requiert en
premier lieu une information sur les performances réalisées par
l’entreprise en temps réel ces performances sont connues au moyen d’un
tableau de bord.
Définition
Un tableau de bord est un document comprenant un ensemble
d’indicateurs peu nombreux destinés au pilotage d’une entité. Centré sur les
facteurs clés de succès, il permet de suivre la performance de l'entité. Le
tableau de bord est un outil d’aide à la décision et à la prévision.
La mise en place d'un tableau de bord poursuit plusieurs objectifs :
·
La Modélisation de la performance pour améliorer du pilotage des
entités décentralisées : le suivi du niveau minimum pour chaque indicateur est
censé permettre un pilotage vers la performance.
·
L’évaluation des performances des unités décentralisées.
·
Favoriser la communication interne : les
tableaux de bord sont des outils de communication avec la hiérarchie (pour
justifier certaines difficultés), avec d’autres centres de responsabilité pour
améliorer les points transversaux (comme la qualité par exemple).
Les fonctions du tableau de bord
Les différentes fonctions de tableau de bord sont :
·
Mesurer : c’est vérifier qu’une
stratégie correspond au cap fixé pour atteindre
l’objectif exemple : mesure de l’activité, de l’efficacité des
moyens, mesure de la qualité
·
Contrôler : c’est vérifier tout le
long d’un exercice que l’avancement des activités respecte le cahier de charge et les temps de
réalisation.
·
Alerter : c’est anticiper tout
dysfonctionnement ou incident. Exemple : rupture de stock, retard etc…
Le tableau de bord est un rapport de synthèse dans lequel on retrouve au minimum quatre
facteurs clés.
Les indicateurs du tableau de bord sont construits sur la base des facteurs
clés de succès.
Les facteurs clés de succès (ou pôle de compétence) sont les compétences
qui doivent au minimum permettre de réussir sur un marché et au mieux permettre
de se bâtir un véritable avantage concurrentiel.
Ils correspondent à une valeur pour la clientèle, suffisamment générale
pour être appliquée à différents produits.
Les principaux facteurs clés de succès sont la plupart du temps centrés
autour des quatre notions suivantes :
·
la quantité
·
la qualité
·
le respect des délais
·
le coût.
La forme des indicateurs
-
les ratios : c’est le rapport entre deux valeurs
généralement exprimé en pourcentage (%)
-
Tableau : statistique sur une équipe de travail,
un plan d’action avec un taux d’avancement des taches
-
Graphiques : il a l’avantage de pouvoir présenter
plusieurs informations à la fois sur des graphes de plusieurs types
(histogramme etc.)
En principe, il existe autant de tableaux de bord différents que de
fonctions ou unités décentralisées distinctes.
On distingue deux grands types de tableaux de bord : le tableau de bord
stratégique et les tableaux de bord opérationnels.
Tableau de bord stratégique
Le tableau de bord stratégique est destiné à la direction générale.
Son rôle essentiel étant d’établir la stratégie, il regroupe les données essentielles
au contrôle de la mise en œuvre de la stratégie décidée.
L’horizon de ce tableau de bord est le long terme. Il peut comprendre des
indicateurs tels que la part de marché de l'entreprise, le taux de
rentabilité, le niveau des investissements etc.
Tableau
de bord opérationnel
Les tableaux de bord opérationnels sont destinés aux responsables des
centres de responsabilité. Ils leur communiquent les données indispensables au
contrôle à court terme de l'unité dont ils ont la responsabilité.
Ils sont établis dans des délais très brefs et avec une périodicité élevée,
ce qui permet aux responsables d’exercer rapidement des actions correctives.
Selon les unités, ce tableau de bord peut être quotidien, hebdomadaire et
au maximum mensuel. Les tableaux de bord constituent ainsi de véritables outils
d’autocontrôle des entités décentralisées.
LA CONSTRUCTION DES TABLEAUX
DE BORD
La construction d'un tableau de bord nécessite 4 étapes :
·
Définition des missions et objectifs de
la division
·
Détermination des facteurs clés de
succès (compétences distinctives ou performances minimales à réaliser pour être
compétitif)
·
Mise en place d’indicateurs basés sur ces facteurs clés de succès
·
Définition de la responsabilité :
les indicateurs doivent être clairement rattachés à une personne.
Un indicateur est une information, si possible chiffrée, qui exprime
l’évolution d’une variable d’action. Les qualités attendues des
indicateurs sont diverses. Un indicateur doit être :
·
Clair, simple à comprendre et à analyser
·
Physique plutôt que monétaire
·
Obtenu à un coût raisonnable
·
Fidèle (reflété le sens et l’importance
du phénomène observé)
·
Non manipulable
·
Doit permettre d’agir sur un levier de
la performance (lié à un FCS).
Les indicateurs peuvent être donnés sous
forme de données brutes (nombre de produits fabriqués), un ratio, un
pourcentage.
Le tableau de bord comprend ainsi :
·
Une date, une périodicité
·
Le service émetteur et le service
destinataire
·
Des indicateurs
·
Les résultats
·
Les objectifs : ils peuvent être fixés à
partir d'une démarche de benchmarking (c'est-à-dire en copiant les pratiques
des leaders du secteur, le but étant d'arriver au degré de performance atteint
par l'entreprise étalon
·
Les écarts entre les résultats et les
objectifs
Toutefois il est très important de préciser que les tableaux de bord varient
en fonction de l’activité de l’entreprise,
du centre d’intérêt et des éléments que l’on veut mesurer. Il peut donc avoir plusieurs
rubriques en fonction des informations
que l’on souhaite contrôler.
Exemple
Exemple
LES TABLEAUX DE BORD ET LES AUTRES OUTILS DE GESTION
Les tableaux de bord coexistent avec les autres outils de gestion, ils ne
les remplacent pas.
Des données issues de la comptabilité générale ou du contrôle de gestion
(comptabilité analytique, les budgets) peuvent alimenter certains indicateurs
mais ils ne représentent pas l’essentiel des informations contenues dans les
tableaux de bord.
Les tableaux de bord se distinguent des autres outils de gestion par deux
spécificités :
·
la nature des données : elles sont de
nature diverse (monétaire, physique, qualitative) alors qu’elles sont quasi-exclusivement
monétaires dans les autres outils (comptabilité analytique, budgets),
·
la rapidité de production : les tableaux
de bord sont conçus pour permettre une action rapide, ce qui implique des
délais de parution réduits de manière à permettre une réactivité optimale.
Le tableau de bord se distingue en outre du reporting par le fait qu’il comprend des indicateurs davantage financiers
et comptables, permettant aux échelons supérieurs de vérifier la performance
des unités décentralisées.
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